Artículo · Diagnóstico de procesos

¿Cómo saber si un proceso está listo para automatizarse?

No todos los procesos manuales merecen automatizarse ya. Algunos necesitan primero ordenarse; automatizar un proceso confuso solo consigue que el desorden vaya más rápido. Estas son las señales que buscamos en un diagnóstico antes de decir "sí, automatiza esto".

Tres señales de que sí está listo

• Se repite de forma predecible. Si el proceso sigue prácticamente los mismos pasos cada vez, hay reglas claras que un sistema puede seguir sin ti.
• El volumen es alto. Cuantas más veces se repite a la semana, antes se paga la inversión de automatizarlo y más tiempo libera cuando funciona.
• Ya sabéis explicarlo paso a paso. Si el equipo puede describir exactamente qué pasa desde que entra hasta que sale, es una señal de que el proceso ya está lo bastante claro como para automatizarlo.

Dos señales de que deberías esperar

• Cada caso se resuelve "depende". Si la respuesta depende constantemente del criterio de una persona concreta, primero hay que simplificar las reglas del proceso.
• Nadie está de acuerdo en cómo funciona hoy. Si preguntas a tres personas del equipo y te dan tres versiones distintas, automatizar ahora mismo es automatizar la confusión.

Por eso el primer paso de cualquier proyecto de automatización debería ser un diagnóstico, no una herramienta. La herramienta se elige después, cuando ya sabes qué automatizar y por qué.